Kostnadsfördelning

Kostnadsfördelning

Förhållandet mellan föraren och företaget baseras på ekonomiska överenskommelser, allt ifrån lönen som ersättning för utfört arbete, till den gemensamma bilen som tillfredställer bilbehovet i tjänsten och kanske privat, vare sig det handlar om en av företaget tillhandahållen bil eller förarens privata bil.
I företagets bilpolicy ska anges parternas ansvar för de kostnader som uppstår för bilen.
När föraren tillhandahåller egen bil i tjänst är det vanligaste att företaget ersätter föraren för de mil han kör i tjänsten. Den skattefria schablonen för detta är 18,50 kr per mil, men idag ligger milersättningen oftast betydligt högre än så. Ibland kombineras denna rörliga ersättning med en fast del - ett antal kronor per månad. Företaget kan också tillhandahålla ett räntesubventionerat lån till föraren för dennes privata bilköp. Då beskattas värdet på subventionen, som är ett förhållandevis blygsamt belopp.
Som framgår ovan är kostnadsansvaret ganska lättöverskådligt för egen bil i tjänsten. Sak samma är det med företagsbil, som föraren inte får använda för privat bruk. Men mer komplicerat blir det med förmånsbilen, som företaget tillhandahåller även för förarens privata bruk. Vem ska då bära vilka kostnader och hur är rutinerna för denna debitering?
Grundläggande är att företaget ansvarar för följande kostnader: finansiering, underhåll, service och reparationer samt löpande driftskostnader. Som betalningsmedel kan företaget tillhandahålla ett eller flera drivmedelskort som berättigar till inköp av drivmedel, torkarblad, olja, lampor, tvätt och annat som är direkt förknippat med bilens drift. Lämpligt är också att större rengöringsarbete, så kallad rekonditionering eller inre tvätt, tillåts åtminstone en gång per år. Betalning sker via normala faktureringsrutiner från auktoriserad verkstad eller annan av företaget godkänd leverantör.
Om företaget betalar bensinen för förmånsbilen uppstår en förmån, vars värde beräknas till 120 procent av kostnaden som föraren skulle haft för att köpa bensin till den privata körsträckan.
Företaget bör ej ansvara för någon form av böter eller liknande kostnader som uppkommer på grund av slarv, misskötsel, allmän vårdslöshet eller åsidosättande av det ansvar som vilar på föraren enligt policyn och anställningsvillkoren. Om företaget ändå skulle drabbas av sådana kostnader, så bör företaget ha möjlighet enligt policyn att dra beloppet plus en administrationsavgift på till exempel 150 kr per transaktion från förarens lön.
På samma sätt bör policyn reglera företagets möjligheter att göra avdrag på lönen om föraren ska ersätta företaget för privat körning, om företaget debiteras för kostnader som ska betalas av företaget, vid kostnad för självrisk i samband med försäkringsärende och liknande situationer.
Uppsägning av bilförmån kan ske i samband med exempelvis förändrade arbetsuppgifter och att anställningen upphör. Det kan medföra ökade kostnader för företaget, exempelvis i förhållandet till leverantörer av bil och finansiering, vilket bör regleras i avtal med dessa och i bilpolicyn.