Var, när och hur får bilen användas?

En regel som kan tyckas självklar men som ändå klart bör framgå i företagets bilpolicy är att den av företaget tillhandahållna bilen inte får användas för tävlingsändamål eller av annan anledning köras på tävlingsbana. På samma sätt får bilen inte användas för militärt ändamål, till exempel som ”stridsvagn” vid hemvärnsövning. Förmånsbilen får inte vidareuthyras eller användas i annan än företagets egen affärsverksamhet. Det finns exempel på anställda som har tagit bussen till jobbet och lånat ut förmånsbilen till sonens blomstrande budfirma. På faderns arbetsgivares bekostnad. Om föraren fritt får disponera bilen, bör det i policyn ändå framgå inom vilket geografiskt område denna fria dispositionsrätt gäller. Vanligt är fritt nyttjande inom Norden. Bilpolicyn bör reglera i vilken omfattning bilen får användas utomlands och ange vilken part som ska stå för de olika kostnader som uppstår - bränsle, färje- och tågresor samt vägavgifter - och hur dessa kostnader ska debiteras. Detta kan göras med ett löneavdrag eller en kontant ersättning. Föraren ska meddela bilansvarig i god tid innan utlandsresa. Det kan vara bra att företaget lämnar ett på engelska skrivet medgivande och tillhandahåller en internationell försäkring innan utlandsresan påbörjas. Det ska klargöra förhållandet mellan föraren och företaget, som ju står som ägare till eller brukare av bilen. Detta kan vara ett villkor från finansbolaget, då det underlättar vid polisärenden eller försäkringsproblem utomlands. Möjlighet finns för företaget att begränsa hur många mil föraren får köra privat med förmånsbilen. Alternativet är att det kostar för föraren i form av ett löneavdrag att köra mer än en i förväg given sträcka, till exempel 1 500 mil per år. Viktigt är att ange om resor till och från arbetet ingår i den fria sträckan. Beskattningsmässigt räknas arbetsresor som privata. Att begränsa den privata körsträckan på detta sätt är av uppenbara ekonomiska skäl ett intressant alternativ men också behäftat med vissa risker. De anställda förarnas kreativitet ska inte underskattas och fusk inte uteslutas. En samvetsfråga för föraren: Hur lång är en tjänstemil, och hur lång är en privatmil? Naturligtvis finns även ett miljöincitament i tanken på att företaget ska arbeta för att begränsa förarnas privata körning med förmånsbilarna.