”En faktura är inte samma sak som en korrekt kostnad”

Företag förhandlar leasingavtal och bilpriser – men riskerar samtidigt att tappa kontrollen över kostnaderna som uppstår under bilens livstid. Gunnar Kjellman har arbetat med företagsbilar från båda sidor av förhandlingsbordet. Hans budskap är tydligt: den stora potentialen ligger sällan i en enskild besparing, utan i att förstå, ifrågasätta och styra hela bilekonomin.

INTERVJU: GUNNAR KJELLMAN

En däckfaktura här. En reparation där. Några tusenlappar extra vid avvecklingen.

På en enskild bil behöver avvikelserna inte se särskilt dramatiska ut. Men multiplicera dem med hundra, femhundra eller tusen bilar – och låt dem återkomma år efter år. Då blir det pengar.

– Många företag är duktiga på att förhandla när bilen beställs. Men den verkliga kostnaden uppstår under flera år. Ska man få kontroll över bilekonomin måste man följa bilen hela vägen från beställning till avveckling, säger Gunnar Kjellman.

Han har arbetat med företagsbilar och finansiering i flera decennier och har bland annat mer än 20 års erfarenhet som vd för ett marknadsledande leasingbolag. I dag arbetar han från andra sidan av bordet och hjälper företag att analysera och styra sina fordonskostnader.

Det perspektivet har gjort honom skeptisk till enkla svar.

– Leasingbolaget ska naturligtvis tjäna pengar. Det är inget konstigt med det. Men som kund måste du förstå vad du köper, vilken risk du betalar någon annan för att ta och vilka kostnader du fortfarande själv ansvarar för.

Börja inte med vilken bil ni ska köpa

När företag ser över sin bilpolicy hamnar diskussionen lätt i bilmärken, modeller, prisbasbelopp och leasingavgifter. Kjellman tycker att man börjar i fel ände.

– Första frågan borde vara: Hur många bilar behöver vi egentligen? Den andra: Vad får de kosta? Först därefter är det dags att diskutera vilka bilar som ska vara valbara.

Det betyder inte automatiskt färre bilar. Tjänste- och förmånsbilar kan också vara en viktig del av arbetsgivarens erbjudande och bidra till att attrahera och behålla medarbetare. Men även det ska vara ett medvetet ekonomiskt beslut.

– Det viktiga är att veta varför bilen finns och vad företaget är berett att betala för den.

Sätt ett pris på hela bilen

Här kommer TCO, Total Cost of Ownership, in i bilden. I stället för att styra bilpolicyn efter exempelvis inköpspris eller leasingavgift kan företaget sätta en gräns för bilens totala kostnad.

– Anta att företaget bestämmer att maximal TCO är 8 000 kronor i månaden. Då kan alla bilar som uppfyller övriga krav och ryms inom den ramen vara möjliga att välja.

Vill en medarbetare ha en dyrare bil behöver svaret inte automatiskt vara nej. Om bilen exempelvis har en TCO på 9 200 kronor kan företaget hålla fast vid sin ram på 8 000 kronor och låta merkostnaden hanteras enligt företagets modell, exempelvis genom nettolöneavdrag.

– Företaget får kostnadskontroll och föraren får valfrihet. Framför allt vet båda parter vad beslutet faktiskt kostar innan bilen beställs.

”En faktura är inte samma sak som en korrekt kostnad”

Det är efter leveransen som en stor del av kostnaderna börjar ticka in: däck, service, reparationer, försäkring, skador – och fakturor. Här ser Kjellman en av de stora svagheterna i många företags hantering av fordonsparken.

– En faktura är inte samma sak som en korrekt kostnad. Att en verkstad fakturerar 12 000 kronor betyder inte automatiskt att företaget ska betala 12 000 kronor.

Frågorna kan vara flera. Har arbetet verkligen utförts? Var det nödvändigt? Är priset rimligt? Är det ett garantiarbete? Borde tillverkaren stå för kostnaden genom goodwill? Ingår åtgärden redan i ett serviceavtal?

– Det handlar inte om att misstänkliggöra verkstäder eller leverantörer. Det handlar om normal ekonomisk kontroll. Företaget måste veta att man betalar rätt pris för rätt saker.

Däck är ett konkret exempel. Beroende på leverantör, dimensioner, avtal och hur inköpen styrs kan skillnaden enligt Kjellmans erfarenhet i vissa fall uppgå till omkring 20 000 kronor per bil under innehavstiden.

– På en bil är det pengar. På 500 bilar är det en helt annan fråga.

Den som vet mest får inte alltid frågan

Det finns dessutom en person som ofta har bäst förutsättningar att avgöra om en kostnad verkar rimlig: föraren.

– Föraren vet om bilen har varit på service, fått nya däck, reparerats eller skadats. Ändå kan fakturan godkännas centralt av någon som administrerar hundratals bilar och inte har möjlighet att känna till vad som faktiskt har hänt.

Då finns risken att attest blir administration snarare än ekonomisk kontroll.

– Om den som godkänner fakturan inte kan bedöma om kostnaden är rimlig, vad är det då egentligen man attesterar? Det som inte kontrolleras är också väldigt svårt att optimera.

Risk är en kostnad – även när den inte syns

Samma behov av transparens gäller valet mellan operationell och finansiell leasing. Operationell leasing kan ge enkelhet och förutsägbarhet genom att en extern part tar delar av risken, exempelvis kring restvärdet. Men den tryggheten har ett pris.

– Någon som tar ekonomisk risk måste också ta betalt för den. Frågan för kunden är därför: Vilken risk överför jag, vad kostar det och vem får den ekonomiska uppsidan om utfallet blir bättre än väntat?

Finansiell leasing innebär normalt att företaget behåller mer av restvärdesrisken, men också större möjlighet att aktivt styra den. Om begagnatmarknaden är svag när bilen ska avvecklas kan det, beroende på avtalet, exempelvis vara möjligt att behålla bilen ytterligare sex eller tolv månader.

– God bilekonomi handlar inte om att eliminera all risk. Det handlar om att förstå risken, prissätta den och aktivt styra den.

Han understryker samtidigt att det inte finns någon finansieringsmodell som alltid är bäst. Tillverkarsubventionerade Business Lease-erbjudanden kan exempelvis ibland vara mycket attraktiva.

– Det är därför jag är försiktig med generella sanningar. Varje affär måste räknas på.

Varför just tre år?

Tre år har länge varit en vanlig innehavstid för tjänstebilar. Men enligt Kjellman finns det skäl att ifrågasätta även den.

– Fråga varför bilen ska bytas efter tre år. Om svaret är ”för att vi alltid har gjort så” har man egentligen inget ekonomiskt svar.

Bilens värdeminskning är normalt störst under de första åren. Vid relativt låga körsträckor kan därför ett fjärde år ge en lägre TCO. Visserligen kan kostnaderna för exempelvis underhåll och försäkring öka. Men de måste jämföras med kostnaden för att ersätta bilen med en ny.

– För vissa fordonsparker är tre år rätt. För andra kan fyra år vara bättre. Innehavstiden ska bestämmas av ekonomin, inte av traditionen.

Affären är inte klar när bilen lämnas tillbaka

Till sist kommer avvecklingen. Även här kan relativt små beslut få stora ekonomiska konsekvenser. Hur bilen säljs och vilket pris den faktiskt realiserar kan innebära skillnader på tiotusentals kronor per bil.

Vid operationell leasing tillkommer frågan om återlämningsskador. Debiteringar på 10 000–30 000 kronor per bil kan förekomma, ibland mer. Kostnaden kan vara helt berättigad – men inte nödvändigtvis.

– Man måste kontrollera vad som är en faktisk skada, vad som är normalt slitage och vad avtalet säger. Även här gäller samma princip: fakturan ska inte bara administreras. Den ska förstås.

Många små läckor blir stora pengar

Det finns sällan en dramatisk åtgärd som på egen hand förändrar företagets bilekonomi. I stället finns potentialen utspridd över hela kedjan: antalet bilar, bilvalet, finansieringen, däcken, servicen, försäkringen, innehavstiden, administrationen och avvecklingen.

Varje beslut kan handla om relativt små belopp – tills man multiplicerar dem med antalet bilar och antalet år.

– Jag tror att många letar efter den stora besparingen. Men ofta är det fel sätt att se på frågan. Den stora besparingen kan vara summan av många små beslut som fattas lite bättre.

Och då återkommer han till samma fråga som löper genom hela resonemanget: Betalar vi rätt pris för rätt saker? För Gunnar Kjellman är det där god bilekonomi börjar.

– Bra bilval bygger inte på magkänsla. De bygger på transparens, fakta och en tydlig förståelse för de ekonomiska konsekvenserna.

GUNNAR KJELLMAN

Gunnar Kjellman har lång erfarenhet av finansiering och fleet management och har bland annat arbetat som vd för ett marknadsledande leasingbolag. I dag arbetar han med rådgivning till företag kring fordonskostnader och bilpolicy genom GMR Fleet Partner.