Finansiering

Finansieringen av vagnparken är en stor och tung kostnad. Utbudet av finansieringsformer på finansmarknaden utökas hela tiden, men de kan grovt delas in i två huvudtyper, eget ägande eller leasing. Till detta kommer en tredje typ, hyra. Eget ägande kan finansieras med eget kapital men oftare handlar det om finansiering via antingen avbetalningsköp eller bank- eller reverslån.

Eftersom leasing inte är definierat i lag finns inte heller någon fastlagd skiljegräns mellan de olika finansieringsformerna som erbjuds på marknaden – finansiell och operationell leasing. Enklast är väl att säga att finansiell leasing omfattar endast finansieringen av en vara, i det här fallet är varan bil. För att leasing över huvud taget ska komma ifråga, till skillnad från ren avskrivning avett köp, krävs i praktiken att varan har ett restvärde på minst 20 procent.

Om det finansiella leasingavtalet har ett garanterat restvärde, givet av leasegivaren, kan det i sin enklaste form räcka för att avtalet ska definieras som ett operationellt leasingavtal. Definitionen av operationell leasing kan variera beroende på marknad och vem som erbjuder det. Ibland går formen under benämningen fullserviceleasing, ibland det engelska contract hire.

I praktiken räcker det inte att endast garantera restvärdet för att åtminstone marknaden skall anse att det är en operationell produkt. Operationell leasing är närmast att jämföra med att hyra bil. Alla kostnader är inkluderade och risken ligger helt hos leasegivaren. Till en fast kostnad erhåller leasetagarenfunktionen bil där det är inkluderat finansiering, service/reparationer, däck, försäkring, skatt etc. och dessutom olika former av rapportverktyg och uppföljningar.

Finansiell och operationell leasing
Vid finansiell leasing ska leasetagaren redovisa leasingobjektet som tillgång och ta uppen skuld i balansräkningen, medan leasegivaren redovisar tillgångarna som fordran på leasetagaren i balansräkningen. Leasingavtal i institut uppfyller i allmänhet kriterierna för vad som redovisningsmässigt utgör finansiell leasing.

Vid operationell leasing ska leasetagaren kostnadsföra leasingavgifterna linjärt över leasingperioden. Leasegivaren intäktsför leasingavgifterna linjärt och ska i balansräkningen fördela tillgångarför vilka operationella leasingavtal ingåtts på slag av tillgång.

IFRS16 – Redovisning av leasing (Koncern bolag)
IAS 17 är namnet på det internationella regelverket för leasing. Enligt IAS 17 förknippas ekonomiska risker och fördelar i ett finansiellt leasingavtal med att ägandet av ett objekt i allt väsentligt överförs från leasegivaren till leasetagaren. Äganderätten kan, men behöver inte, övergå till leasetagaren vid avtalstidens slut. Ett leasingavtal som inte ärfinansielltär operationellt.

Om ett leasingavtal ska betraktas som finansiellt eller operationellt beror enligt IAS17 på avtalets ekonomiska innebörd och inte på avtalets civilrättsliga form. IAS 17, som infördes för över 30 år sedan, har gjort det svårt för investerare och andra att få en rättvisande bild av ett företags leasingtillgångar och -skulder. Detta gäller särskilt i leasingintensiva branscher som flyg, detaljhandel och transport. Det beror på att leasingkontrakt hittills har kunnat kategoriseras som antingen ”finansiell leasing”, som redovisas i balansräkningen, eller ”operationell leasing”, som inte redovisas i balansräkningen.

Den 1 januari 2019 kompletterades och i vissa fall ersattes IAS 17 av en ny redovisningsstandard för leasing, IFRS 16 Leasing. Det kunde innebära en stor förändring av företagsredovisning av leasing, eftersom samtliga leasingavtal nu ska redovisas i leasetagarens balansräkning som tillgångar och skulder. Att undgå redovisning i balansräkningen har varit ett av de bärande argumenten från de operationella leasegivarnas sida – ”med operationell leasing slipper du blåsa upp din balansräkning”.

I och med att bilarnas värde ska redovisas som tillgångar, måste företagen kartlägga vilka kontrakt som innehåller leasar och ha system och processer för att beräkna värdet på exempelvis vagnparken. Detta omfattar även bilar där leasingavtalen tecknats innan 2019, men leasade bilar som har mindre än ett år kvar på avtalstiden vid ingången av 2019 kan komma att undantas från den nya standarden. Vid operationell leasing omfattas dock bara den del av leasingkostnaden som har med finansieringskostnaden av bilen att göra. Inte kostnader för service, reparationer, hantering och så vidare.

IFRS16 tillämpas främst i olika former av koncernredovisningar, exempelvis för företag noterade på reglerad marknad, statliga bolag, bolag under Finansinspektionens tillsyn, koncerner som frivilligt tillämpar IFRS. För de flesta övriga företag kommer fortfarande möjligheten finnas att redovisa den leasade bilen antingen som finansiellt eller operationellt leasad.

Företag som tillämpar IFRS 16 från 2019 behöver inte justera sin redovisning för jämförelseåret 2018 retroaktivt, däremot kan företag fråga sig om man vill räkna om för att öka jämförbarheten över tid. Det kommer också att bli tillåtet med förtidstillämpning.

Undantag från IFRS 16 kommer ges för leasing kortare perioder än 12 månader (hyra), leasing med lågt värde (upp till 5 000 USD) och många ”små” leasar till ett sammanlagt högt värde. En konsekvens av den nya standarden är att bilarna kan komma att finnas i både leasegivarens och leasetagarens redovisning och balansräkning.

Finansiell leasing

Finansiell leasing är den enklaste formen av leasing och den består i att leasetagaren erlägger en leasingavgift som motsvarar ränta och amortering. Med finansiell leasing tar leasetagaren hela risken av fordonets värdeutveckling och leasingupplägget är en helt matematisk operation där restvärdet inte i sig är kopplat tillbilens marknadsvärde.

Leasetagaren är därför alltid ansvarig för restvärdet gentemot leasegivaren. Leasetagarens ekonomiska risk   är alltså i praktiken skillnaden mellan det matematiska och faktiska restvärdet.

Finansiell leasing går i princip till så att leasegivaren köper den bil som leasetagaren har valt av leverantören, om denne är en annan än leasegivaren. Leasegivaren ger leasetagaren rätt att använda bilen, enligt villkoren i ett upprättat leasingavtal.

Avtalet måste gälla minst 12 månader för att en bil ska anses vara leasad. Vid kortare tid betraktas det som hyra, där ansvar för försäkring, skatter etc måste hanteras av uthyraren. Bilen registreras på uthyraren. Vanlig leasingtid för en bil är mellan 36 och 48 månader. Men inget hindrar att en leasing kan löpa på exempelvis 27 månader och13 dagar. Om leasetagaren sköter sina åtaganden kan leasegivaren inte säga upp avtalet, om annat inte är avtalat.

Kriterier för finansiell leasing
Följande kriterier utgör exempel på situationer då ett leasingavtal klassificeras som finansiellt leasingavtal:
- Leasetagaren äger rätt att köpa leasingobjektet till ett pris som understiger förväntat marknadsvärde så mycket att det framstår som sannolikt att rätten kommeratt utnyttjas.
- Leasingavtalets giltighetstid täcker huvuddelen av leasingobjektets ekonomiska livslängd.
- Nuvärdet av minimileaseavgifterna vid leasingavtalets ingång är större än eller i det närmaste lika stort som leasingobjektets marknadsvärde med avdrag för eventuella bidrag som leasegivaren kan tillgodoräkna sig.
- Leasingavtalet innehåller andra villkor som innebär att leasetagaren i allt väsentligt åtnjuter de ekonomiska förmånerna av och bär de ekonomiska riskerna för objektet.

Gränsen mellan finansiell leasing och av betalningsköp
Skatteverket tycker att finansiell leasing ibland är köp istället för hyra. Om leasingavtalen inte är skrivna på rätt sätt riskerar därför kunderna att inte få avdrag för leasingmomsen på sina tjänstebilar.

Skatteverkets kriterier för att ett finansiellt leasingavtal momsmässigt är en försäljning av vara:
- Det framgår av leasingavtalet att äganderätten till varan övergår till leasingtagaren vid utgången av avtalstiden genom att köparen är tvungen att antingen köpavaran eller anvisa en annan köpare.
- Det redan vid undertecknandet av leasingavtalet är klart att utköpspriset vid leasingtidens slut är så pass lågt – iförhållande till varans beräknade marknadsvärde –att det framstår som uppenbart för leasingtagaren att det enda ekonomiskt rationella alternativet är att köpa varan.

Avtalet
Leasingavtalet kan delas in i fem huvudavdelningar:
- Vilka är avtalsparter? Leasinggivare och leasingtagare.
- Vad är föremål för den finansiella leasingen? Vilken utrustning och vilka egenskaper har bilen? Specificering av extrautrustning. Märke, modell, årsmodell,registreringsnummer, mm.
- Förutsättningar för leasingförfarande. Vad kostar bilen? Vem är leverantör? Vilket restvärde ska tillämpas? Återstående skuld efter perioden? Hur lång tid ska avtalet gälla? Vilka villkorgäller? Betalningsperiod?
- Att båda parter godkänner avtalet.
- Eventuella borgensåtaganden.

Viktigast vid upprättande av avtalet är den tredje punkten, förutsättningarna för själva avtalet, som kan dölja många fallgropar.

Leasingkostnaden
Leasetagaren betalar en leasingkostnad till leasegivaren, oftast månads- eller kvartalsvis. Leasingavgiften kan sägas bestå av två delar: amorteringen och räntekostnaden.

Storleken på leasingavgiften ges i sin tur av fyra variabler:
- bilens pris
- bilens restvärde
- leasingräntan
- avtalstidens längd

Storleken på räntan består i sin tur av:
- upphandlingsräntan
- leasegivarens upphandlingskostnader
- leasegivarens kalkylerade risk
- leasegivarens kostnader för administration
- leasegivarens vinst

En rörlig ränta knuten till någon officiell räntenotering anges i avtalet och ska täcka leasegivarens refinansiering och andra kostnader.

Leasingspärr
Vid leasing har leasegivaren äganderätten till bilen, medan leasetagaren har nyttjanderätten till bilen. Leasegivaren markerar i vägtrafikregistret att bilen ägs av leasegivaren och leasas av leasetagaren genom en så kallad leasingspärr. Detta medför att bilen inte kan säljas eller vidareuthyras utan leasegivarens samtycke eller om leasegivaren har erhålit slutlikvid och meddelar bilregistret att leasingspärren inte ska gälla längre.

Matematiskt restvärde
Finansiell leasing har vissa likheter med avbetalningsköp. Risken för fordonet ligger i regel hos leasetagaren. Den totala kostnaden för bilen  kan beräknas först då företaget inte längre har det ekonomiska ansvaret för bilen, oavsett om företaget har köpt eller leasat bilen.

Praxis vid leasing av bilar är att inte hela bilens värde amorteras underavtalstiden, utan att ett restvärde uppstår vid leasingtidens slut. Amorteringen brukar vara knutet till bilens beräknade marknadsvärde - ett kalkylerat restvärde, som garanteras av leasetagaren. Restvärdet kallas också ”andrahandsvärdet”.

Det matematiska restvärdet är den återstående skuld som leasetagaren har till leasegivaren och kan vara skilt från marknadsvärdet på bilen. Det behöver alltså inte ha med bilens faktiska andrahandsvärde att göra.

Exempel
Ett företag leasar en bil för 200 000 kr utifrån ett antaget restvärde om 50 % efter tre år. När bilen säljs får leasetagaren 80 000 kr för bilen. Restskulden till leasegivaren är då 20 000 kr plus försäljningsvärdet, 80 000 kr. Totalt ska leasetagaren efter försäljningen alltså betala 100 000 kr till leasegivaren.

Rekommenderat restvärde
Det rekommenderade restvärdet ger inga garantier utan hjälper bara företaget att beräkna sina kostnader för leasingbilen. Ett företag med mycket pengar i kassan kan föredra ett lägre rekommenderat restvärde och därmed ha en högre leasingkostnad, medan ett annat företag väljer att skjuta på kostnaden till den dag bilen ska lösas in. Det senare företaget väljer ett högt rekommenderat restvärde.

Med hjälp av de rekommenderade restvärdena kan leasetagaren utläsa vilka bilar som bilhandeln tror blir eftertraktade på morgondagens andrahandsmarknad. Ett felaktigt val innebär att företaget får en högre leasingkostnad eller vid leasingtidens slut en större kapitalkostnad. Bilen blir dyrare än nödvändigt.

Start av leasingkontrakt
Leasetagaren har skyldighet att undersöka bilen vid leverans och skriftligen anmäla eventuella brister till både leverantören och leasegivaren.

Användning av bilen
Viktigt är att leasetagaren endast har rätt att använda bilen enligt vad som är överenskommet i leasingavtalet, medan bilen ägs av leasegivaren. Samtidigt ansvarar leasetagaren för såväl att leasingkontraktet fullföljs som att bilen inte slits mer än nödvändigt och alltså hålls i ett propert skick. Leasegivaren har till och med rätt att undersöka bilens skick under avtalstiden. Fordonet är nämligen leasegivarens säkerhet för leasingavtalet.

Leasetagaren har inte heller rätt att överlåta leasingavtalet eller bilen till en tredje part. Leasegivaren kan däremot använda avtalet som en handelsvara, och alltså både sälja och belåna avtalet. En vanlig missuppfattning är att ett finansleasingavtal kan sägas uppav leasetagaren och bilen återlämnas till leasingbolaget. Det stämmer inte. Det måste i så fall anges i avtalet.

Säkerhet
Ofta ställer leasegivaren inte några andra krav på ekonomisk säkerhet från leasetagaren än själva bilen. Ändå bedömer leasegivaren kreditvärdigheten hos sina kunder på samma sätt som bankerna, vilket kan leda till att kreditsvaga leasetagare riskerar mindre bra villkor. Krav på borgen kan ställas från leasegivaren vid osäkerhet om bilens framtida värde eller leasetagarens förmåga att betala sina skulder.

Amorteringsmodeller
Som nämnts är leasing en form av lån eller hyra. Avtalet kan bestämmas av ett antal olika amorteringsmodeller och hur avgiften ska betalas. I teorin kan amorteringstakten, återbetalningen av skulden och betalningsperiodiciteten, se ut hur som helst. Leasegivarens affärsidé är dock att låna ut kapital till en högre ränta än den egna lånekostnaden, varför även leasingavtalet kan sägas begränsas av denna affärsmässiga princip.

Amorteringen är den del av avtalet där leasegivaren mest kan visa sin kreativitet i hur man tjänar pengar.

Annuitet
Vanligast är den så kallade annuitetsmodellen, där hyresbeloppet är lika stort över hela avtalstiden. I början av avtalet betalar företaget till största delen ränta, medan i slutet avavtalsperioden består hyresbeloppet mest av amorteringar.

Rak amortering
Vid rak amortering är storleken på amorteringsbeloppet den samma under hela avtalsperioden. Ränta betalas på återstående skuld. Leasingkostnaderna är då höga inledningsvis, men sjunker snabbt under avtalets gång. Leasetagarens totala kostnader blir lägre än vid annuitet,på grund av att det genomsnittliga skuldbeloppet är lägre.

Stafflad avskrivning
Så kallad diversifierad eller stafflad avskrivning ger möjlighet att anpassa amorteringarna efter kundens önskemål. Detta är vanligt vid säsongsvariationer eller då företaget vill anpassa sina kostnader efter bilens värdeutveckling. Om metoden ska användas, krävs stora kunskaper om finansiering.

Anvisa köpare
Efter avtalets slut har leasetagaren rätt att sälja bilen, men eventuell restskuld till leasegivaren måste alltid regleras innan ägarbyte kan ske.

Trading
Vissa finansbolag har en tradingavdelning och kan då hjälpa kunden med försäljningen. Tradingavdelningen måste ha tillgång till ett testprotokoll som kan erhållas hos en bilhandlare, gällande bilen. I protokollet ska framgå bilens skick, mätarställning, registreringsnummer samt ett inbytespris som bilhandlaren förbinder sig att köpa bilen för. Finansbolaget ser sedan till att bilen säljs till högstbjudande, vanligen vid en auktion. Det finns även flera renodlade bilauktionsföretag, som tar hand om hela proceduren kring försäljningen av en tjänstebil.

Fördelar med finansiell leasing
- Transparens. Leasetagaren ser bilens alla kostnader och kan påverka dem lättare.
- Billigare att bryta avtal. Leasetagaren riskerar i princip endast skillnaden i det hittills amorterade beloppet jämfört med bilens faktiska restvärde.
- Verkliga kostnader är oftast lägre än på förhand garanterade kostnader, särskilt för större vagnparker.

Nackdelar med finansiell leasing
- Högre risk.Värdeminskningen är bilens högsta kostnad och är därmed också den största risken.
- Potentiellt mer administration och fler kontaktytor. Alla olika företagskontakter,bilärenden och fakturor måste hanteras av leasetagaren, om man inte anlitar ett hanteringsbolag.

Räntan

Finansbolag och andra kreditmarknadsföretag refinansierar sig på penningmarknaden för att i sin tur kunna låna ut pengar. För att kreditmarknadsbolagen ska kunna tjäna pengar på sin verksamhet utan att ta risker i ränteutvecklingen, binder bolagen räntan till olika officiella noteringar. Den ränta som bankerna använder för att låna av varandra, Stibor (läs mer nedan), är en vanlig grund för billeasingkontrakt.

Interna räntor
”Allmänna ränteläget” var ett begrepp som förr ofta användes i avtalstext. Det ska innefatta den samlade ränteutvecklingen utan någon specifik parameter. Det är dock ett väldigt luddigt begrepp då det inte kan avläsas i några officiella noteringar. Att som leasetagare knyta avtalet till allmänna ränteläget var ofta ett vågspel.

Något tillspetsat kan man om allmännna ränteläget säga att även om avtalet ingås i ett läge där leasegivaren lånar pengar billigt, måste leasetagaren betala för den högsta kostnaden för att återinlåna pengar.

På senare år har begreppet allmänna ränteläget fasats ut. Idag hänvisar leasegivaren istället till ”upplåningsränta”, ”bolagets basränta” eller ”CoB”, Cost of Borrowed funds. Dessa har gemensamt med både varandra och ”allmänna ränteläget” att de inte är bundna till någon offentlig notering. Leasegivaren hänvisar istället till kostnaden för den egna upplåningen och att man måste ha täckning för sin refinansieringskostnad.

Räntebindning
Det är svårt för leasetagaren att kontrollera och följa utvecklingen på räntemarknaden. Genom att tillämpa räntebindningsmodeller, kan kunden undvika att hamna i en ogynnsam situation.

Stibor
Stibor (Stockholm Interbank Offered Rates) är mallen för lån mellan större aktörer på marknaden, styrs av dessa och har en kredittid från en vecka till ett år. Stibor har vuxit sig starkt som räntebindningsparameter vid större vagnparksavtal.

Statsskuldsväxlar
En statsskuldväxel är ett löpande skuldebrev som Riksgäldskontoret ger ut. Löptiden är normalt upp till ett år. Statsskuldväxlar används för att finansiera statens kortfristiga lånebehov. Statsskuldsväxlar noteras (handlas) mot nittiodagars statsskuldsväxlar, SSV90. Denna notering följer ränteutvecklingen. Tidigare var det vanligt att binda räntan i leasingavtaltillSSV90menär idag ovanligt.

Bedömning av ränteparametrar
Bedömning av några av de vanligaste ränteparametrarna:

ParameterStiborSSV90Internaräntor
Daglignoteringjajanej
Jämförbarnoteringjajanej
Månatligtgenomsnittjajanej
Speglarmarknadenjaja*nej
Enkelt att kontrollerajajanej
Bedömning+++++— — —
*medsläpning   

Ränteangivelse
I avtalsskrift sägs ofta att räntan baseras på t ex Stibor + en procentsats. Exempelvis Stibor + 2%. Det medför en enkel kontrollmöjlighet för leasetagaren. Andra parametrar förutom räntan som påverkar leasingkostnaden är bl a avtalstiden, inköpspris, förhöjd avgift/direktamortering (lånebelopp) och restvärde (återståendeskuld).

Rak ränta
Det är förbjudet att använda ”rak ränta” – att beräkna räntan på den ursprungliga skulden och inte den genomsnittliga – en tidigare inte helt ovanlig metod hos exempelvis bilhandlare.

Initialränta
Initialränta, alternativt interimsavgift, är namnet på hyreskostnaden från leveransdagen fram till den närmaste uppstartstidpunkten. Oftast den första i varje månad eller motsvarande vid kvartalshyra. Denna avgift innefattar endast ränta. Någon amortering, nedskrivning av hyresbeloppet, erläggs inte vid denna avgift.

Räntegolv
Leasegivaren kan sätta ett så kallat räntegolv, det vill säga att när räntan höjs så höjs också leasingavgiften, men vid en sänkning så sänks leasingavgiften aldrig under det ursprungliga beloppet.

Räntehissen
Ett tidigare inte helt ovanligt förfarande var den så kallade räntehissen. Det går till så att vid ränteuppgång höjer leasegivaren med lite mer än befogat i jämförelse med noterade räntesättningar, exempelvis 25 procent mer. Vid räntenedgång släpar leasegivaren efter och sänker med bara en del av vad som borde göras, exempelvis 65 procent.

Ränteskruvning
Historiskt sett har ett sätt för leasegivaren att försöka dölja otillbörliga räntehöjningar varit att skruva upp räntan på endast en eller några bilar hos en kund som låter finansiera kanske hundratals bilar. Det har också hänt att leasingbolagens ledningsgrupper beslutatom höjning av hela så kallade leasingstockar med en eller flera procent. Denna form av höjning, där kunden blir underrättad, kan vara befogad, speciellt om leasetagaren sanktionerar en höjning. Tyvärr har alla leasingbolag inte jobbat så öppet.

I början av 1990-talet, när bankerna förlorade miljarder på kreditförluster och finansbolagens marginaler krympte, var skruvning av leasingavtal så utbrett att branschbedömare talade om att generellt sett över debiterades leasetagarna med 2–3 procent. Det skulle betyda att vid leasing av 100 000 bilar, värda 200 000 kr per styck, förlorar leasetagarna en halv miljard kronor.

Vid tecknandet av leasingavtal är det alltså viktigt att binda räntan till en fast parameter, men viktigt är också att få fakturor från leasegivaren där räntans och amorteringens del av avgiften klart anges liksom restvärdets storlek.

Ett vanligt knep från leasingbolagen är att de beräknar räntan månadsvis men fakturerar den varje kvartal. Det höjer den effektiva räntan.

Rättsfall Räntehissen stoppades i Högsta domstolen
Högsta domstolen har avgjort ett mål mellan ett finansbolag och ett åkeri. Målet gällde debitering av avgift för finansiell leasing av en lastbil. Efter leasingperiodens utgång uppmärksammade åkeriet att den debiterade räntan föreföll ha varit för hög. I leasingavtalet fanns följande, välbekanta, klausul:

”Skulle ränteläget ändras på marknad där leasegivaren finansierar sin verksamhet, äger han i motsvarande mån ändra angiven leasingavgift.”

Högsta domstolen (HD) tog ställning till hur denna räntejusteringsklausul ska tolkas. HD ansåg att syftet med ränteklausulen främst var att leasegivaren kunde få täckning för ökade upplåningskostnader för leasingverksamheten till följd  av höjda räntor på marknaden. Det tolkade HD som att leasetagaren fick bära risken för eventuella höjningar i ränteläget som inträffade efter leasingavtalets ingående.

Klausulen gav leasegivaren rätt att ensidigt avgöra om en ändring av leasingavgiften var befogad med hänsyn till ändringar i det ränteläge som klausulen hänvisar till. Därför måste leasegivaren tillämpa klausulen på ett lojalt och konsekvent sätt. Rätten att höja leasingavgiften vid en ränteuppgång motsvarades således av en skyldighet att sänka avgiften vid en räntenedgång, enligt HD.

Räntejusteringsklausulen gav leasegivaren en ensidig rätt att höja leasingavgifterna och det var endast leasegivaren som hade insyn i de interna förhållanden som påverkade räntekostnaderna. Därför var det leasegivaren som skulle visa hur han faktiskt hade refinansierat sin rörelse och att detta skedde på ett marknadsmässigt sätt.

HD ansåg inte att leasegivaren visade att bolaget har varit berättigade att höja leasingavgifterna mer än vad som varit motiverat av svängningarna hos referensräntor. Åkeriet hade vid beräkning av sitt krav på återbetalning av överdebiterad ränta SSVX 90 som referensränta. Något som även leasegivaren medgav var riktigt.

HD ansåg därför att en överdebiteringav leasingavgifterna hade skett. HD dömde leasegivaren att betala tillbaka 43 378 kr till åkeriet, plus 9 120 kr i ränta. Högsta domstolen MålnrT4233-01.

Operationell leasing

Internationellt sett är operationell leasing den absolut vanligaste formen av leasing. I Sverige har dock finansformen varit mindre utvecklad vad gäller bilar. För andra produkter, som till exempel kopiatorer, är marknaden mycket stor.

Under senare år har dock intresset för operationell leasing ökat, inte minst genom en ökad närvaro av stora internationellt verksamma leasingbolag, i kombination med leasetagare som av internationella bokföringsskäl inte vill ha vagnparkerna i sin balansräkning. Överflyttning av stora vagnparker till operationell leasing genom förvärv har också bidragit till en ökad marknadsandel.

Avtalet
Mellan kunden och leverantören finns ofta ett ramavtal som reglerar leasingtiden och beräkningsräntan. Varje enskild bilaffär inom ramavtalet får sedan en egen prissättning utifrån de parametrar och specifikationer som gäller vid tillfället. Finansbolaget använder ofta historiska data för att prissätta hela hyran av bilen. Om marknaden ändras kommer nästa affär att vara annorlunda än tidigare avseende ränta, restvärde, service, etc. Finansbolaget beräknar totalkostnaden för avtalets ekonomiska livstid, vanligtvis tre år.

Kalkylerna ligger till grund för en fast månadskostnad under avtalstiden. Denna kostnad innefattar både fasta och rörliga kostnader, som leasingavgifter, skatter, försäkringar, service, reparationer, däck, etc.

Över- eller underskott
Grunden för operationell leasing är att leasetagaren betalar en på förhand given avgiftoch att alla kostnader ingår. Vid operationell leasing uppstår nästan alltid ett över- eller underskott för ett bilinnehav. I dessa fall finns det olika sätt att avtala om hur dessa över- och underskott ska hanteras.

Closedend

”Closed end” innebär att leverantören får stå för eventuellt underskott och ta hem överskottet. Kunden tar ingen risk för ökade kostnader men får heller ingen vinst om bilinnehavet blir billigare.

Poolning

Om det vid avräkning av respektive bilkonto uppkommer differenser kan finansbolaget och kunden avtala rätten att kvitta förlusten för vissa bilar mot vinsten för andra bilar i företagets vagnpark, så kallad poolning. Det medför att de beräknade och erlagda avgifterna för den totala vagnparken matchas mot samtliga kostnader för vagnparken.

Totalt sett garanterar då finansbolaget inte den enskilda bilens kostnader utan kostnaden för den totala vagnparken. Vinstbilar kvittas mot förlustbilar.

Opencalculation

”Opencalculation” är en relativt ny operationell produkt på den svenska marknaden. Produkten är mycket väletablerad i USAoch övriga Europa. Avtalet syftar till att sänka företagets kostnader genomen hård kontroll av de kostnader som bilen ger upphov till. För att detta skall vara möjligt träder finansbolaget in med all sin sakkunskap om bilarna.

Bolaget är så säkert på sin kunskap att man garanterar att kostnaderna aldrig överstiger den kalkylerade kostnaden. Skulle ett överskott uppkomma krediteras kunden dessa pengar. Som namnet avslöjar redovisas samtliga kostnader för kunden och inget döljs.

Bilinköp
Bilen köps antingen på leasetagarens eller leasegivarens ramavtal, beroende på vilket som är mest förmånligt för leasetagaren.

Service och reparationer
Kostnader för servicearbeten och reparationer kan antingen vara garanterade, budgeterade eller faktiska. Garanterade kostnader fastställs av leasegivaren beroende på antal mil och år och utförs av leasegivaren anmodade verkstäder och tillvägagångssätt.

Budgeterade kostnader är en prognos baserad på leasegivarens erfarenheter av olika bilar. Beroende på om leasetagaren har betalat för mycket eller för lite vid avtalstidens slut, regleras över- respektive underskott då. Faktiska kostnader betalar leasetagaren på löpande räkning.

Avgifter till finansbolaget
Finansbolaget beräknar totalkostnaden för bilens ekonomiska livstid, vanligtvis tre-fyra år. Dessa beräkningar ligger till grund för en fast månadskostnad under avtalstiden. Denna kostnad innefattar såväl fasta kostnader som leasingavgifter, skatter och försäkringar, som rörliga typ bensin, service och reparationer. Finansbolaget garanterar att dessa kostnader ej blir högre än vad som är beräknat. Till detta kommer två fasta utgifter, management- och administrationsavgift, som skall täcka finansbolagets kostnad för att sköta administrationen.

Förändringar i avgiften
Finansbolaget friskriver sig från effekter av skattepålagor eller andra myndighetsbeslut som ej är kända när kalkylen görs. Avgiften kan också förändras om körsträckan ärlängre än vad som har budgeterats eller om priset på drivmedel, skatter och försäkringar förändras.

Rapporter
Beroende på om man har valt en lösning med faktiska, budgetera de eller fasta kostnader får man olika detaljerade rapporter från leasegivaren.

För- och nackdelar med operationell leasing
Strategin från de stora operationella leasingbolagen är att erbjuda storskaliga lösningar som täcker många behov. Fördelarna är naturligtvis flera, men nackdelar finns. Samkörning av data och en central hantering av kontot kan vara positivt. Samtidigt finns det inga garantier att just den valda leverantören är optimal för det lokala behovet.

Erfarenheter från marknader med större andel operationell leasing visar att produktens komplexitet och implikationer på intern hantering i företagen ställer stora krav på den som gör upphandlingen och följer upp avtalen.

Ett par av argumenten att välja operationell leasing är outsourcing och att flytta risker. Samtidigt måste man vara medveten om att en leverantör lämnas utan egentlig kontroll. Risken är stor att kostnadspressen leder till att erforderliga resurser för utveckling av vagnparken inte sker. Det kan innebära att det maximala ur processen inte utnyttjas och att implementering sker med hänsyn tagen till leverantören och inte kunden. Ovanan att hantera de garanterade kostnaderna gör det svårt för kunderna att värdera offerter och justeringar.

Fördelar
- fastmånadskostnad, inklusive leasingavgift, service och underhåll, däck etc.
- mindre risk för företaget
- minskad administration
- bilarna belastar inte företagets balansräkning (åtminstone tills nya IFRS-reglerna vilket fallet är vid finansiell leasing)
- enklare budgeteringsarbete
- minskad risk för att förlora på grund av utvecklingen på andrahandsmarknaden
- en kontakt
- bra rapportering och god kontroll på faktiska kostnader

Nackdelar
- svårt att veta hur priset är sammansatt
- svårt att veta vilka kostnadsnivåer som är ”rätt”
- stora krav på avtalsskrivande och uppföljning

Garanterat restvärde
Det restvärde som används vid finansiell leasing är så kallat matematiskt och behöver alltså inte motsvara bilens faktiska värde vid avtalsperiodens slut. Något som kan bli dyrt för leasetagaren, men det finns ett sätt att redan vid avtalets tecknande veta den totala kostnaden för bilinnehavet över avtalsperioden.

Genom ett garanterat restvärde kan leasetagaren minimera den ekonomiska risken med leasing. Det gäller särskilt för större vagnparker. Garanterat restvärde innebär att leasegivaren förbinder sig att köpa bilen vid avtalstidens slut till ett i förväg överenskommet pris, oftast angivet i procent av bilens bruttopris. Garanterat restvärde är alltid en del av operationell eller fullserviceleasing och kan sägas vara den viktigaste skillnad en jämfört med finansiell leasing.

Så fungerar det
Det garanterade värdet är att jämföra med en säljoption för kunden riktad mot leasegivaren, där kunden har rätt att sälja bilen till leasegivaren, som alltså är tvingad att köpa in bilen för det garanterade värdet. Kunden kan välja att utnyttja sin option eller sälja tillnågon annan köpare som är beredd att betala ett högre pris. Allt fler leasegivare har valt att erbjuda garanterade värden endast i kombination med att kunden köper en ny bil. Här finns en risk att en eventuell förlust som bilhandlaren gör på det garanterade restvärdet tas igen vid köpet av en ny bil. Konsekvensen kan bli att garantin inte har något direktvärde.

En variant är att bilhandlaren garanterat ett restvärde som motsvarar bilens pris i Autovista Inter-Globals Gröna listan, när leasingtiden är slut. Tveksamt är om det verkligen kan kallas garanterat restvärde, snarare handlar det om försäkran om återköp.

Restvärdet anges oftast i procent av nypriset, vilket gör att värdeminskningen för en dyrare bil kan vara större även om restvärdetär högre än för en billigare bil.

Restvärdet bör beräknas utifrån listpris, dvs före vagnparksrabatt. Vid rabatter på 8–9 procent varierar restvärdet med ungefär hälften av detta, beroende på om det baseras på list- eller nettopriset. Det garanterade restvärdet brukar ligga i storleksordningen 35–55 procent efter 36 månader.

Prisutvecklingen
Det garanterade restvärdets attraktionskraft beror lite på om utvecklingen under den aktuella perioden kännetecknas av höjda eller sänkta priser. Ett exempel visar på hur det i tider av höga prisökningar har varit relativt riskfritt att garantera höga restvärden för leasingbilar.

Prisutveckling vid 10procents inflation:

Nybilspris(kr)Efter1 årEfter 2 årEfter3 år
200 000220 000242 000266 200

Vid ett garanterat restvärde om 75 procent har köparen fått 150 000 kr för den gamla bilen, som ofta har bytts mot en ny - till ett värde av 266 200 kr. För att köpa en ny bil efter tre år måste köparen alltså lägga 116 200 kr emellan. Med en sämre prisutveckling håller inte detta resonemang.

Vid fem procents inflation ser prisutvecklingen för motsvarande bil ut så här:

Nybilspris(kr)Efter1 årEfter 2 årEfter3 år
200 000210 000220 500231 525

Mellanskillnaden blir då endast 81 525 kr. För att få in ovanstående 116 200 kr krävs att restvärdet sänks till 58 procent = 116 000 kr. Vid 0-inflation blir restvärdet endast 42 procent.

Pengar och procent
Viktigt att tänka på är att bilförsäljare som handlar med begagnat tänker sällan i procent, utan i rena pengar. Även företaget bör resonera på detta sätt. 60 procent restvärde på en bil som ny kostar 200 000 kr är en sämre affär än 50 procents restvärde på en bil som kostar150 000 kr. Värdeminskningen är 80 000 respektive 75 000kr.

Ålder och körsträcka
Oftast beror restvärdet främst på två lätt definierbara parametrar: bilens ålder och körsträcka. 3 000 mil per år har varit en vanlig schablon vid tecknandet av garanterade restvärden. Ett sätt att upprätthålla höga garanterade restvärden kan vara att sänka körsträckan i avtalet. Något som leasetagaren måste vara observant på i avtalet.

Mervärdesskatt vid finansiering

Momslagstiftningen angående personbilar utgör ett undantag från gängse momslagstiftning, där företagen får göra avdrag för all moms. Vid köp av personbil får företaget göra avdrag för moms endast om vissa villkor om bilens användning i företaget uppfylls. Momsen utgör en del av det avskrivningsbara underlaget och vid försäljning av bilen behöver inte den utgående momsen redovisas. Vid leasing får avdrag göras för halva momsen.

Tumregler för momsavdrag:
- Vid leasing får 50 procent av det utgående momsbeloppet på hyresdelen lyftas.
- För drifts- och underhållskostnader medges 100procent momslyft.
- Moms får inte lyftas vid köp av personbil med eget eller lånat kapital.
- För lätta lastbilar krävs bland annat att bilen används i tjänsten för att momsavdrag ska göras.

Köp av bil
Huvudregeln är att vid köp av personbil är inte någon del av momsen avdragsgill. Det gäller oavsett hur bilköpet finansieras, kontant, med banklån, avbetalning och så vidare. Undantag är om bilen ska användas för kommersiella persontransporter, exempelvis taxi, budbil, trafikskolebil eller begravningsbil. Då får företaget göra avdrag för hela momsen, oavsett hur bilen finansieras, alltså även vid leasing. Vid leasing av bil som inte är införskaffad för kommersiella persontransporter har företaget rätt att göra ett 50-procentigt momsavdrag.

Extrautrustning
För såväl viss extrautrustning som service- och reparationskostnader för bilen kan företaget dra hela momsen. Endast för den extrautrustning som betraktas som inventarier i verksamheten är momslyftet möjligt, oavsett om det är fast monterade inventarier, som exempelvis motorvärmare, eller lös utrustning.

Uthyrning och körskolor
Bilverkstäder och nöjesattraktioner får inte göra momsavdrag för personbilsköp. Uthyrning av bussar utan chaufför och liknande belastas med full moms, liksom körskolor. Vid köp av bil ges rätt till fullt momsavdrag om bilen ska användas vid förarutbildning. Annars ges rätt till avdrag i proportion till hur mycket bilen används vid förarutbildning.

Lätta lastbilar
Momsen för köp av personbil är inte avdragsgill och endast halva momsen går att dra av vid personbilsleasing. För lätt lastbil går det däremot att få fullt momsavdrag vid både köp och leasing. En förutsättning är dock att det finns en luftspalt mellan förarhytten och skåpet, som gör att de är avskilda och har egna väggar. Däremot påverkar inte antalet sittplatser i förarhytten möjligheten att göra fullt momsavdrag.

Även avståndet mellan förarhytt och skåp saknar betydelse, och luftspalten behöver inte ens vara synlig för blotta ögat. Exempelvis kan de olika delarna vara hopskruvade eller till och med svetsade, bara det finns en luftspalt.

Men även om skåpet tas bort, ska fordonet vara körbart och förarhytten sluten med en bakre vägg. Lätt lastbil får max väga 3,5 ton. Vid köp av tunga lastbilar och andra fordon som väger mer än 3,5 ton får hela momsen lyftas både vid köp och leasing.

För att momsen ska vara avdragsgill måste bilen vara nödvändig för företagets verksamhet, genom att köras minst 100 tjänstemil per år, och får alltså inte vara en ren förmånsbil.

Personbil eller lätt lastbil? 
KarosseriMax3 500 kgÖver3500kg
PersonbilPersonbilLastbil
BussPersonbilLastbil
Flak/godslådaLätt lastbilLastbil
SkåpPersonbilLastbil
Skåp, separat förarhyttLätt lastbilLastbil

Exempel
Två lätta lastbilar, en skåpbil och en pickup, är baserade på samma chassi. Skåpbilen är fullt momspliktig, medan den andra har en box på en pickupram, som ger fullt momsavdrag. Jämförelsen görs mellan två dieseldrivna varianter med drygt fem kubikmeters lastutrymme. Finansieringskostnaden är baserad på 36 månaders innehavstid och 40 procents restvärde vid både leasing och kontantköp.

 SkåpbilPåbyggd box på pickupram
Pris, ex moms313 900 kr462 375 kr
Pris, ink moms392 375 kr369 900 kr
Värdeminskning, ink moms235 425 kr221 940 kr
Leasing, halvt momslyft5 025 kr5 263 kr
Köp,inget momslyft6 539 kr6 165 kr

Det blir alltså över 200 kr billigare per månad att leasa skåpvarianter där fullt momsavdrag inte är möjligt. Vid köp är det dock fördel för alternativet som ger fullt momsavdrag. Skillnaden är nästan 400 kr i månaden.

Vid kontantköp består månadskostnaden endast av värdeminskningen, medan vid leasing ingår även finansieringskostnad, men endast på 60 procent av värdet.

Slutsats
Det är viktigare att välja fordon utifrån behov och finansieringskostnad, än att stirra sig blind på eventuell möjlighet till fullt momsavdrag.

Rättsfall – Rätt till momsavdrag
En åkare leasade två skåpbilar som han använde i sin åkerirörelse. Trots att skåpet och förardelen avskilts med en fast monterad plåtvägg som svetsats på plats när bilarna tillverkades, ansåg Skatteverket att bilarna inte hade någon separat förarhytt eftersom det saknades en luftspalt mellan förarhytten och skåpet. Åkaren fick därför avdrag med endast hälften av ingående mervärdesskatt på leasingavgifterna. Han påfördes även skattetillägg.

Mannen överklagade Skatteverkets beslut och enligt Kammarrätten kan reglerna i mervärdesskattelagen inte förstås på annat sätt än att ett fordon ska ha två separata karosser, i form av en förarhytt och ett lastutrymme, för att inte betraktas som en personbil i momshänseende.

När det som i detta fall är fråga om en karosserienhet med endast en skiljevägg av metall mellan förarhytt och lastutrymme bör fordonet betraktas som en personbil, ansåg Kammarrätten. Kammarrätten fastställde därför Skatteverkets beslut både vad gällde avdraget för ingående moms och skattetillägg. Kammarrätten i Stockholm, målnr 4821-03

Leasing
Vid leasing av personbil är hälften av momsen på leasingavgiften avdragsgill för företaget. En förutsättning är att både företaget och leverantören är momspliktig samt att bilen som sådan är belagd med moms. Ett annat krav är att bilen används i mer än ringa omfattning i verksamheten.

Mer än 100 tjänstemil
En förutsättning för att momsavdrag för leasingavgiften överhuvudtaget ska få göras är att bilen körs mer än i ringa omfattning i den skattepliktiga verksamheten. Med ringa omfattning har menats mindre än 100 mil per år. Vid kortare hyrtid gäller att bilen huvudsakligen ska användas i verksamheten för att 50 procentigt momsavdrag ska få göras.

Leasing för yrkestrafik
Fullt momsavdrag får göras vid leasing eller hyra av personbil för yrkestrafik. Om den leasade bilen används både för person- och godstransport får momsavdrag göras i proportion till hur bilen används. Fullt momsavdrag för den andel som avser persontransport, halvt momsavdrag för den del som avser godstransport.

Hyra av bil
Det företag som yrkesmässigt hyr eller leasar ut bilar har rätt till fullt avdrag för ingående moms vid köp eller hyra av bilarna. Detta gäller endast de bilar som införskaffas för att hyras ut, inte tjänstebilar för privat bruk eller bilar som används i andra delar av företagets verksamhet.
Eftersom hyresgivaren har rätt att göra avdrag för full moms vid köp av bilarna, ska också full moms betalas vid försäljning av hyrbil.

Smittade bilar
Bil- och finansbolag kan inte göra momsavdrag för inköp av begagnade bilar från privatpersoner, så kallad fiktiv moms. För dessa är all framtida möjlighet att kunna lyfta momsen försvunnen. Detta kallas för att bilarna är smittade. Däremot kan leasetagaren naturligtvis dra av halva momsen på leasingavgiften för dessa bilar.

Motsatsen, osmittade bilar, är de som ägs av leasingbolag. Momsen är avdragsgill för bilhandeln även vid inköp av en begagnad leasingbil. Bilens moms kan lyftas så länge ägarna är företag, tills den smittas av en privat ägare. Bilen kan smittas även av ett företag, om bilen finns i företagets balansräkning endast en kortaretid.

Så länge företagskunder och leasingbranschen endast i begränsad omfattning köper begagnade bilar, påverkas inte andrahandspriset på bilen av om den är smittad. Det förekommer dock en begränsad handel med osmittade bilar på andrahandsmarknaden. Finansbolagen har ett intresse av att återfinansiera dessa bilar innan de försvinner ut på den privata andrahandsmarknaden för alltid.

Nedanstående kalkyl visar utfallet för företaget vid en jämförelse mellan leasing av en osmittad respektive smittad bil, samt en egen finansierad bil.

Kr/statusLeasingSmittadEgen finansiering
Inköpspris200 000200 000200 000
Moms40 00040 00040 000
Finansbelopp160 000200 000200 000
Amortering  30 000
Ränta  7 750
Leasingkostnad30 16837 872 
Moms, ej lyftbar3 7684 734 
Summa33 93642 60637 750

Moms vid avslut av leasingavtal
Det finns tre olika sätt att avsluta leasing på. Återlämning till leasingbolaget, utköp av bilen eller att företaget överlåter rättigheten till utköp till en bilhandlare eller bilförmedlare.

Ofta kan det vara svårt för ett otränat öga att baserat på dokumentation i efterhandsepå vilket sätt avslutet skett, vem som skickat avräkning och hur den ska tolkas. Medbristfälligt bokföringsunderlag, blir det också svårt att avgöra hur momsen ska hanteras vid redovisning. Se därför till att bokföringsunderlaget från början stämmer överens med redovisningskraven.

Försäljning av köpt leasingbil
Ett företag som köper loss leasade personbilar från leasegivaren har inte avdragsrätt för ingående moms. Detta gäller även om bilarna innehas endast en kort tid efter förvärvet. Den efterföljande försäljningen är yrkesmässig, oavsett om bilarna säljs till anställda eller till andra. Enbart eventuella skillnader i leasingavtalets konstruktion eller innehavstidens längd vid utköp av en personbil är inte avgörande för frågan om beskattning vid en senare avyttring av fordonet.

Driftskostnader
Momsen för företagets driftskostnader för bilen - som drivmedel, reparationer, service etc - är helt avdragsgill, även om bilen används delvis privat. Det gäller även vid komplettering med extrautrustning vid leverans av bilen eller vid ett senare tillfälle.

Kostnadsersättning
Företaget kan inte göra momsavdrag för kostnadsersättning till föraren, oavsett om det handlar om milersättning för egen bil i tjänst eller kostnadsersättning för att föraren betalar bensin för tjänstekörningen med tjänstebilen.

”Crossborder”-leasing
I Sverige får företag som leasar bilar göra avdrag för hälften av momsen på finansieringskostnaden. Detta oavsett om det handlar om finansiell eller operationell leasing.Men i vissa andra europeiska länder får företag göra fullt momsavdrag. Det gäller även svenska företag som leasar bilar i dessa länder. Ett sådant förfarande kallas ”crossborder”-leasing och är möjligt tack vare att det saknas en ordentlig leasinglagstiftning i Sverige. Vid införande av en leasinglag skulle säkerligen ”crossborder”- leasing bli föremålför restriktioner.

I Sverige är ”crossborder”-leasing än så länge en marginell företeelse. Det finns ett antal företag som finansierar den svenska bilparken i ett annat land - Tyskland. Finansiärer är ett par tyska bolag som opererar på den svenska marknaden via agenter. Kunderna är främst internationella bolag samordnat sin bilflotta genom internationella avtal med internationella aktörer.

Rättsfall – Inget momsavdrag för uthyrd Lamborghini
Företag som yrkesmässigt hyr eller leasar ut bilar har rätt till fullt avdrag för ingående moms vid köp eller hyra av bilarna. Detta gäller endast bilar som införskaffas för att hyras ut, inte tjänstebilar för privat bruk eller bilar som används i andra delar av företagets verksamhet.

Ett bolag, som bland annat sysslar med biluthyrning inom nöjesbranschen, köpte en Lamborghini för 2,3miljoner kr. Syftet var att hyra ut bilen inom ramen för näringsverksamheten och företaget gjorde därför fullt momsavdrag.462 000 kr.

Skatteverket beslutade att neka bolaget att dra av momsen för bilen. Det är inte fråga om biluthyrning i ”traditionellmening”, enligt Skatteverket, som hävdar att avsikten bara var att hyra ut bilen till ett annat bolag i samma ”intressegemenskap”. Detta var också det främsta syftet med bolagets verksamhet, enligt Skatteverket.

Bolaget överklagade beslutet till Förvaltningsrätten i Härnösand, som gick på Skatteverkets linje. Förvaltningsrätten konstaterade att intäkterna från uthyrningen av bilen ”nästan uteslutande” kom från denna enda kund. Beslutet överklagades vidare till Kammarrätten i Sundsvall, som instämmer i förvaltningsrättens resonemang. Enligt kammarrätten var bolagets avsikt när man köpte Lamborghinin att den endast skulle hyras ut till det andra bolaget. Dessutom var villkoren för uthyrningen ”oklara”. Sådan uthyrning kan inte jämställas med traditionell uthyrningsverksamhet. Därför avslås bolagets överklagande även i kammarrätten. Källa: Dagens Juridik

Hantering

Rollen som bilansvarig – fleetmanager – i en organisation axlas ofta av någon som även arbetar med ett närliggande ansvarsområde, som inköp, personal-, löne-eller annan administration, eller så kanske engagemanget helt enkelt bottnar i ett privat bilintresse. Här finns en risk att bilarna inte hanteras på det ekonomiskt mest effektiva sättet.

Det yttersta formella ansvaret är väl förankrat högt upp i organisationen men det säger dessvärre inte mycket om hur det faktiska arbetet går till. När man närmare granskar vilket administrativt arbete det innebär att ansvara för bilarna är det lätt att inse behovet av såväl rutiner som resurser.

Intern eller extern hantering
En viktig del i hanteringen av vagnparken är att kontrollera kostnaderna för att kunna hålla dem nere. Detta uppnår man genom att å ena sidan ha bra avtal med leverantörer, göra effektiva val och tilldelningar av bilar, å andra sidan genom att förenkla rutiner och effektivisera administrationen.

En förmånsbil genererar i genomsnitt 34 fakturor och 110 transaktioner per bil och år. Den interna kostnaden för en faktura är minst 200 kr men är ofta större, vilket innebär höga kostnader för en större vagnpark. Intern hantering innebär att samtliga fakturor från samtliga leverantörer hamnar i den egna organisationen.

Om en tredje part kan ta hand om hela vagnparken och därmed hela fakturaflödet kan antalet fakturor reduceras till en i månaden. Det finns dock mycket kvar att administrera som inköp, avveckling och skatteunderlag. Dessutom måste organisationen själv ha kontroll över sin vagnpark.

Fleetmanager
Om arbetet med organisationens bilar koncentreras kring en anställd fleetmanager betyder det att denna person ska behärska alla moment av bilinnehavet –från upphandling, via administrativa moment som fakturakontroll och -uppföljning, till försäljning av bilarna.

Inköp av bilar
Inför inköpet av bilen finns det många moment som bilansvarig ska hålla sig uppdaterad inom:
- aktuell skattelagstiftning
- företagets bilpolicy och behov av vissa bilmodeller
- policyns effekter på de anställda förarna i form av bland annat löneavdrag och bilförmån
- utbudet på marknaden
- företagets avtal med leverantörer av bland annat bilar, service, finansiering och försäkring

Redan innan bilarna är beställda ska bilansvarig kunna svara på frågor från de anställda angående allt från rykten om kommande skattelagstiftning till rabatter på extrautrustning. Och när bilarna sedan levereras så börjar de genast generera fakturor och andra papper som ska hanteras.

Försäljning
De flesta företag använder sina bilar i tre-fyra år innan de säljs vidare.
Innehavstiden beror på bland annat:
- finansieringsform
- körsträcka
- bilmodell
- bilansvarigs duglighet

Inte minst den sista punkten är viktig – hur bra är bilansvarig på att kunna avgöra när bilarna ska säljas, och till vem? Kanske är det här som agnarna skiljs från vetet, här ser man vilket företag som vet vad livscykelkostnad innebär och vilket företag som bara vill bli av med bilen.

Det finns exempel på bilansvariga som faller för kompistrycket och som säljer bilarna till förarna alldeles för billigt. Bilarna skulle ju ändå väck och grabbarna blev ju glada. Men glädjen kan snabbt bytas i vrede, när Skatteverket vill att både företag och förare ska beskattas för förmånen det innebär att köpa bilen för billigt av företaget. Det hade varit bättre för alla om bilarna istället lämnats tillbaka till finansbolaget, eller kanske sålts på auktion. Detta ska en bra fleetmanager veta och kunna fatta rätt beslut för varje enskild bil.

Ett komplext jobb
Alla dessa och många fler arbetsuppgifter kräver olika kvalifikationer och kompetenser. Det finns personer som har dessa och som klarar av det komplexa jobbet som fleet manager, men de flesta bil ansvariga saknar en eller flera av de egenskaper och kunskaper som krävs för att företagets vagnpark ska hanteras på ett ekonomiskt effektivt sätt.

Outsourcing
I den bästa av världar skulle leverantörerna kunna ta över vagnparken så att all relevant information samlas där och organisationens eget vagnparksarbete minimeras. Med anpassad livscykelkalkyl, kontroll på inbyte, med mera, kan arbetsgivaren dra sig tillbaka tillförmån för en kontakt direkt mellan leverantör och anställd.

Vagnparksansvarigs ansvar stannar vid att följa upp rapporter och att kontrollera leverantörsrelationen. Men att helt bli av med problemet bilar i verksamheten är inte så lätt. Att spara pengar på att optimera vagnparken kan man göra, att få leverantören att anpassa sig kan vara svårare.

En anledning är att den ekonomiska risken oftast ligger hos kunden och inte hos leverantören. Det innebär att kunden aldrig får förlora kontrollen på marknaden, bilvalen, bilavtal etc. Låter man leverantören ta ett större ansvar kan man också minimera sitt eget arbete med vagnparken, men risken är också att man förlorar kontrollen.

Controlling
Ett sätt att behålla kontrollen över bilparken även vid extern hantering är att utse en person att ta ansvar för att kontrollera hanteringsbolaget, så kallad controlling. Det kan vara bilansvarig, ekonomichefen eller någon annan kompetensperson, med insyn i bilinnehavet.

Hanteringsbolagen
Många hanteringsbolag har sitt ursprung i finansvärlden och klumpas därför oftast ihop med de rena finansbolagen. Frågan är dock om de fullt ut kan betecknas som sådana, då deras huvudsakliga inkomstkälla inte är finansiering utan vagnparksadministration.

Hanteringsbolagens syfte är att överta biladministrationen från kunden, avseende fakturor, bilinköp, finansiering, körjournaler mm. De senaste i raden av hanteringstjänster är hantering av laddförmån och trängselskatteförmån.

Idag tenderar de finansbolag som erbjuder operationell leasing i kombination med hanteringstjänster att erbjuda en form av asset management, där det handlar om mer än att bara finansiera och administrera vagnparken. Det handlar snarare om att förvalta och tillhandahålla funktionen vagnpark åt kunden. Man tar hand om bilen ”från vaggan till graven”, från upphandling till försäljning, och där emellan ser man till att det finns ersättningsbil när det är dags för service.

Beroende av många kontrakt
Hanteringsbolagens affärsidé är att tjäna pengar på många moment i hanteringen. Hanteringsavgifter, kapital, drivmedelsrabatter, försäkring mm. Volymen i antalet bilar, ej storleken på utlåningen, är av största vikt för hanteringsbolagen.

Hanteringsbolagens roll har ökat de senaste åren, på grund av bland annat ökad outsourcing och förändringen i skattelagstiftningen, som ställer större krav på vagnparksägarna att ha kontroll på fördelning av privat- och tjänstekörning både vad gäller drivmedelskostnaden och trängselskattepassagerna.

Hanteringstjänster
Fastän de olika hanteringsbolagen i praktiken utför samma typ av tjänst kan det faktiska innehållet skilja sig åt och det bör noggrant analyseras vad man får och kan få i tjänsten. Viktigt är att se vilka hjälpmedel som erbjuds samt hur rapporteringen sker.

Vad får kunden?
Inte något av hanteringssystemen på marknaden liknar det andra. Varje erbjudande innehåller en verktygslåda full av tjänster, som kan hjälpa kunden allt från att välja bil till körjournalshantering.

Fleetmanagement-tjänst
Fleetmanagement-tjänsten behöver inte begränsas till finansiering, fakturatratt och samlingsfaktura utan kan bestå av trimmade instrument som exempelvis jämförkostnaden för vagnparken med tidigare perioder, kan se vilka effekter olika insatser ger på kostnad och funktion och förutsättningar för fortsatta förbättringar och kostnadssänkningar.

Frigör personalresurser
Att lägga ut hanteringen av bilarna bilar frigör ofta personalresurser som kan ägnas åt annat arbete.

Vagnparkshantering omfattar ett antal olika punkter:

  • bilar
  • drivmedel
  • laddning
  • trängselskatt
  • finansiering
  • service
  • hyrbil
  • bärgning
  • restvärdeshantering
  • försäkringar
  • reparationer
  • skatt
  • extrautrustning
  • körjournal
  • skadereglering

Kunskap och administration
Hanteringsbolagsmarknaden skiljer sig starkt från den ordinarie finansbolagsmarknaden. Hanteringsbolagets verksamhet placeras inom den företagsekonomiska definitionen ”kunskapsföretag”, där finansiering bara är en del av problematiken.

Bolagets verksamhet måste därefter grovt delas i två delar:

  • administration
  • support

Administrationsdelen består av fakturahantering, redovisning av kostnadsslag och redovisning av kostnadsposter etc. Trovärdigheten är mycket viktig i denna tjänst. Supportdelen består av alla kringtjänster och alla problem runt tjänstebilen, exempelvis inköpsrabatter, skattefrågor etc.

Samlingsfaktura
Samtliga förare utrustas med ett eller flera konto- eller faktureringskort, exempelvis drivmedelskort, för drivmedel, olja, tvätt etc. Hanteringsbolagets kort används för service, reparationer, hyrbil, bilbärgning samt vid andra tillfällen då föraren självbetalar för bilens drift (ej parkering).

Efter fullgjort service- eller reparationsarbete kontrollerar föraren att det beställda arbetet är utfört och kvitterar på ordersedeln, som sedan blir underlaget för faktureringen. Verkstaden fakturerar därefter hanteringsbolaget som betalar fakturan.

Efter ca en månads hantering fakturerar hanteringsbolaget uppdragsgivaren genom en samlingsfaktura. Hur fakturan ska utformas och hur många fakturor som kunden ska faktureras har stipulerats i avtal.

Övriga hänsyn
Till detta måste dessutom läggas dedelar som ingår i upplägget i framförallt ramavtalet och som inte omedelbart ger ekonomisk effekt. Det är naturligtvis svårt att exakt värdera dessa ingående delar, men hänsyn bör ändå tas till dem. Vet man om att det finns behov av förändringsarbeten i bilparken kan man få hjälp med förändringsarbetet liksom hjälp med skattefrågor i samband med bilarna. Behovet beror naturligtvis på vilken framtid som är att förvänta och vilken beredskap företaget självt har.

Förutsättning för hantering
I bilregistret registreras bilen som filialregistrering (69-registrering) med adress hos hanteringsbolaget.

Betalning av fakturor
Hanteringsbolaget betalar, oavsett dess riktighet, fakturan som är ställd till företagets bil. Sedan vidarefakturerar hanteringsbolaget till företaget i form av samlingsfaktura, typ ett kreditkort. Exempel på sådana fakturor är bensin, olja, service och reparationer, hyrbil, däck och parkeringsavgifter.

I samband med fakturering levereras statistikuppföljning och kontrolluppgifter om vad som ligger bakom kostnaderna under månaden, året och totalt för bilen under dess livstid i systemet, eller andra statistikuppföljningar. Kostnaderna kan delas upp i momspliktiga varor, delvis momspliktiga eller varor utan moms. Det förenklar hanteringen för företaget.

Drivmedelshantering
Hanteringsbolaget tillhandahåller ett drivmedelskort till respektive förare. Samtliga stora bensinbolag erbjuder sådana tjänster via något eller några hanteringsbolag. Rabatter lämnas, storleken är dock ej uppseendeväckande, 20 – 27 öre per liter. Storleken på drivmedelsrabatter varierar mer över tiden än mellan konkurrenterna, utan att kunden har någon möjlighet att kontrollera rabatternas utveckling.

Valet av drivmedelsleverantör görs med andra preferenser än kvaliteten på drivmedlet. Lättillgängligheten av servicestationer, rabatter och erbjudanden är viktigare. Idag kan kunden få hjälp att styra kostnadsposterna som genereras hos drivmedelsbolagen till arbetsgivare respektive anställd, beroende på vilken kostnad det handlar om.

Det går ut på att alla sorters inköp i princip kan göras med kortet, ett så kallat splitkort, men att de redan från början är uppdelade på två konton – arbetsgivares och anställds –där exempelvis mat och godis alltid går på det privata medan bilrelaterade kostnader som olja, serviceoch tvätt belastar arbetsgivaren.

Beroende på bilpolicyn – huvudregeln eller komplementsregeln – belastar drivmedelskostnaden arbetsgivaren eller den anställde.

Försäkring
Hanteringsbolagen erbjuder försäkringslösningar, bland annat i form av samlingsbrev där premien är den samma oavsett bilmodell, körsträcka, bostadsort och så vidare.

Försäkringen har formen av gruppförsäkring, vilket innebär exempelvis att inte några bonusförluster uppstår vid skada. Dock är det brukligt att försäkringsgivaren friskriver sig från udda bilmodeller samt förare med mycket högskadefrekvens. Många av hanteringsbolagen kan också bistå med hjälp vid skadehanteringen.

Kostnadsuppföljning
Förutom finansieringskostnaden är alla fordonsrelaterade kostnader i realiteten rörliga. Av den anledningen behövs kostnadsuppföljning. Hanteringsbolaget tillhandahåller statistik så ofta som det är befogat, ofta månadsvis ellerkvartalsvis, på papper och / eller datamedium via internet, där kundföretaget direkt kan se utvecklingen för vagnparken dag för dag.

Val av extern hantering
Att lämna bort hanteringen av vagnparken kan i början skapa osäkerhet. Dessutom motsvarar inte alltid leverantörens erbjudande kundens faktiska behov. Lämpligt är därför att kunden låter hanteringsbolaget ta hand om några bilar under en begränsad period, så att det finns möjlighet att jämföra den externa hanteringen med den interna.

Anpassning
Ta reda på vilka möjligheter hanteringsbolaget har att anpassa sig till ert system och era önskemål. Tänk igenom vad ni vet om era bilar idag, och vad mer ni vill veta. Under en inkörningsperiod har ni möjlighet att uttrycka önskemål om förändringar i hanteringen, som i förlängningen kan komma båda parter till godo.

Kontroll av hanteringsbolag
Ni bör kontrollera hur många bilar bolaget hanterar idag, hur länge bolaget har funnits och naturligtvis dess finansiella ställning. Att överlåta hanteringen på ett externt bolag är en långsiktiglösning, som kräver leverantörer med långsiktiga strategier.

Kvalitet och utbud
Se inte bara till priset utan också kvaliteten på hanteringsbolagens produkter. Kanske kan ni själva hantera försäkringar? Är bolagets verksamhet anpassad till körjournalshantering? Och så vidare.